Regulamin postępowania w sprawach skargowych
1. Cel
2. Kompetencje
3. Składanie skarg
4. Treść skargi
5. Rozpatrywanie skarg
6. Komunikacja ze skarżącym
7. Środki zaradcze
8. Dokumentacja i raportowanie
9. Poufność
10. Ochrona osoby składającej skargę
1. Cel
Regulamin określa procedurę składania i rozpatrywania skarg dotyczących domniemanych naruszeń praw człowieka i zagrożeń dla środowiska.
2. Kompetencje
Spółka utworzy niezależne, poufne biuro do przyjmowania i rozpatrywania skarg, które następnie będą przekazywane Zarządowi.
3. Składanie skarg
Każda osoba lub grupa osób, która uważa, że padła ofiarą naruszenia praw człowieka w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, może złożyć skargę. Skargi można składać pocztą elektroniczną, telefonicznie lub za pośrednictwem formularza online.
4. Treść skargi
Skarga powinna zawierać informacje o charakterze danego naruszenia, osobie lub grupie osób, której ono dotyczy, jego miejscu i czasie oraz wszelkie dowody.
5. Rozpatrywanie skarg
Zarząd Spółki rozpatruje otrzymaną skargę i w razie potrzeby wszczyna dochodzenie. Powinno ono być dokładne, bezstronne i terminowe. Skarżący otrzyma informację zwrotną na temat swojego zgłoszenia najpóźniej w ciągu siedmiu dni roboczych.
6. Komunikacja ze skarżącym
Na wniosek skarżącego jest on informowany o postępach i wynikach dochodzenia. Jeśli skarga jest anonimowa, informowanie to jest niemożliwe z powodu braku dostępu do danych osobowych osoby składającej skargę.
7. Środki zaradcze
Jeżeli skarga okaże się zasadna, Spółka podejmie odpowiednie środki w celu zaradzenia naruszeniu praw człowieka. Działania te mogą przejawiać się we wprowadzaniu zmian w polityce i praktykach Spółki, a także zakończeniu współpracy biznesowej z podmiotem, który dopuścił się naruszeń.
8. Dokumentacja i raportowanie
Wszystkie skargi i wynikające z nich działania są dokumentowane. Podsumowanie skarg i podjętych działań jest przekazywane Zarządowi Spółki w corocznym raporcie.
9. Poufność
Tożsamość osoby składającej skargę jest poufna, chyba że jej ujawnienie jest wymagane na mocy powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub na mocy wezwania przez sąd lub inny uprawniony organ.
10. Ochrona osoby składającej skargę
Spółka zapewni, że nie zostaną podjęte żadne restrykcje wobec osób składających skargę.
